Um dia pode ser curto se você tiver muito agendado. Correr para completar tudo vai deixá-lo estressado. Talvez tenha completado algumas de suas tarefas, ou talvez tenha sido capaz de completar todas elas. De qualquer forma, todos nós sentimos esse aperto em nosso peito quando se tem que fazer nossa montanha de tarefas.

Então, e se houver um sistema que te ajude a gerenciar seu tempo de forma produtiva?

Sentamos com Philipp Klug e conversamos sobre como ele, um empresário de 22 anos que encontrou sucesso em uma empresa comprometida em comunicar ciência nutricional eficazmente, gerencia seu tempo. 

Continue lendo para saber como este especialista gerencia seu tempo e como David Allen, autor de Getting Things Done, ajudou Philipp a encontrar seu método para organizar seu tempo.

Para obter mais informações sobre o tempo de investimento, você pode ler este pequeno artigo em nosso blog.

O que é o Framework Getting Things Done?

Getting Things Done é uma estrutura fundamental que ajuda você a organizar e acompanhar as tarefas que você define para si mesmo. O objetivo é descarregar o trabalho do seu cérebro. Como resultado, seu trabalho será mais eficiente e melhor estruturado do que antes. Embora este método exija um pouco de tempo e energia, uma vez que você o implemente, você vai:

• Deixar de perder prazos de entrega.
• Priorizar tarefas com sucesso.
• Tornar-se mais espontâneo com a diminuição da carga de trabalho.
• Ter mais confiança em seu trabalho e fortalecer seu bem-estar mental no processo.

“Acredito muito em 80/20, o que significa que 20% dos seus esforços levarão a 80% dos resultados desejados. Isso é verdade tanto para a vida quanto para o trabalho. Então, eu estava olhando para alguns conceitos para reduzir tudo o que eu tenho que fazer.” disse Philipp.

Organizando sua vida sob esta estrutura, você será capaz de proceder com clareza e aliviar-se de uma grande quantidade de estresse. Isso permite que você alcance o que refere o treinador de produtividade, David Allen, mente como água. Não só seu fluxo de trabalho beneficiará, mas sua vida pessoal e bem-estar mental também.

Afinal, como observado por David Allen, “Um estado mental e emocional em que sua cabeça é clara, capaz de criar e responder livremente, livre de distrações e foco dividido.”

A lista “In”: Arrume Suas Ideias

A Lista “In”, também conhecida como “caixa de entrada”, reúne ideias e tarefas à medida que acontecem. Isso pode ser no trabalho quando seu chefe está lhe contando sobre um novo projeto que você nunca ouviu falar, ou durante um passeio em um parque quando de repente você tem uma ideia brilhante.

Não julgue suas ideias ou tarefas antes de capturá-las. Tudo é bem-vindo e se não for valioso o suficiente você vai classificá-lo através dos próximos passos.

A caixa de entrada ajuda você a organizar o caos dentro de sua cabeça. Lembre-se que este processo pode não funcionar inicialmente. No entanto, você pode dominar o processo se você se afeiçoar a ele.

Como você processa as suas ideias depende de você. Alguns usam seu bloco de notas do smartphone, enquanto outros gostam de caneta e papel tradicionais. Apenas certifique-se de ser sucinto ao escrever as suas notas. Você poderá se lembrar de suas ideias ou tarefas ao ver algumas palavras-chave.

A coisa mais importante sobre este primeiro passo é escrever suas ideias à medida que elas acontecem. Quanto mais tempo passar, maior a chance de outros pensamentos se intrometerem. Para descarregar o trabalho do seu cérebro, leve 30 minutos e colete todos eles em uma página.

Philipp recomenda baixar Todoist. Este é um aplicativo para IOS, android ou para o seu desktop que ajuda você a organizar, planejar e colaborar. Como ele disse, “Leva literalmente cinco segundos para escrever algo nesta lista, e está sempre no meu computador e no meu telefone.” Então, por que não tentar?

Processando a lista “In”: Clarifique os Seus Pensamentos

Depois de coletar suas ideias e tarefas, passe por elas uma a uma. Comece com o primeiro que você escreveu e termine com o último. O objetivo do Framework Getting Things Done é esvaziar e simplificar tudo o que você tomou nota no passo 1.

Sua caixa de entrada deve ter em conta os seguintes pontos:

• Este item está concluído em 2 minutos? Se assim for, faça imediatamente.
• Este item é acionável? Se não, pergunte a si mesmo: “Eu realmente preciso fazer isso ou não?”

Como aconselhado por Philipp, pare de se apegar às suas ideias. Essa é a pior coisa que você pode fazer. Você corre o risco de esquecê-las ou nunca chegar perto delas.

Se você acha que é algo que pode vir a ser útil no futuro, mantenha como material de referência. Se for necessário, meça quanto tempo tem de despender para o obter e que outros passos são necessários. Em seguida, avalie:

• Esse item é delegável? Se assim for, atribua a alguém que você acha que pode gerenciá-lo.
• Esse item está ligado a um prazo? Se assim for, dê-lhe uma data de vencimento.
• Este item está conectado a mais de um passo? Se assim for, crie uma nota que colete todos os itens que precisam de mais de um passo. Tente identificar qual processo o item precisa. Torne suas tarefas o mais específicas possível para ajudar a esclarecer seu propósito.

A Lista “Próxima Ação “: Organizar, Delegar e Colocar Tudo no Lugar

Com todas as suas ideias e tarefas esclarecidas, é hora de organizá-las. Se você seguiu o passo 2, este passo é bastante simples. Para visualizar esse processo, você deseja criar pastas, onde você coloca seus itens simplificados dentro. Isso pode ser feito através do seguinte:

Tarefas pontuais: Coloque itens com pouca ação necessária aqui. Por exemplo, escrever para alguém, se quiser se encontrar para almoçar. Assim que você clicar em enviar, você terminou sua tarefa, e você descarregou o trabalho de seu cérebro.

Projetos: Essas tarefas exigem mais tempo e etapas para serem concluídas. Anote o que você tem que fazer primeiro e o que se segue depois. Projetos podem ser tão simples quanto construir uma prateleira, e tão complexo quanto escrever um manual de 200 páginas para o trabalho.

Itens para se focar: Dependendo do seu trabalho e da vida pessoal, coisas diferentes serão importantes. Se você está infeliz com aspectos da sua vida, você vai colocar mais pensamento e carga de trabalho em seu cérebro que poderia, em vez disso, ser liberado. Basta anotar o que você quer alcançar, com mais foco no item escolhido.

Delegar: Por que manter você e seu cérebro em constante preocupação, quando você pode descarregar o trabalho? Delegar não significa você apenas colocar trabalho fora para outra pessoa, para que assim você não tenha que se preocupar com isso. Todo mundo tem seus pontos fortes. Se sua tarefa requer uma habilidade com a qual você não é abençoado, encontre alguém, dentro do seu trabalho, que tenha mais destreza com ela. Isso não só liberará o tempo, mas também produzirá um resultado de maior qualidade da tarefa.

Acredite em Philipp, que disse: “Getting Things Done aumentou dramaticamente meu bem-estar mental e me ajudou a alcançar um estado de espírito calmo constante para alcançar meus próximos desafios.”

Tente manter as coisas simples ao se organizar, especialmente se você fizer isso pela primeira vez. Há sempre a opção de voltar atrás e mudar ideias e tarefas em diferentes pastas, ou excluí-las.

A Lista “de Espera”: Reveja, Ignore e Revise Suas Listas

Você colocou as coisas no lugar e começou a liberar tempo e espaço para a cabeça. Mas como estão as coisas? Nesta etapa, você foca-se nos itens que você colocou em suas pastas. Tire um dia por semana para rever o progresso.

Se você completar um item, você pode riscar da lista.

Se um item não está a ter progressão, tente revisar sua lista novamente. Isso ajudará você a se concentrar novamente no que é importante, manter seu fluxo de trabalho e identificar que ação precisa acontecer a seguir.

Ao usar este método pela primeira vez, o passo 4 pode ser esmagador com itens presos em pastas onde eles não deveriam estar. Isso é normal, lembre-se, a prática leva à perfeição.

Engajar: Comece Com o Que É Importante

Você resumiu e organizou seus itens. Agora, você pode desfrutar dos frutos do seu trabalho. Tudo é colocado em pastas com tarefas acionáveis. O tempo gasto a perguntar-se o que fazer a seguir não o atrapalha mais, já que você tem uma lista bem na sua frente.

Classifique suas tarefas por um rótulo. Visualize-os a cores ou a negrito. Com a visualização, você sabe quando você tem que priorizar uma tarefa. Você sabe quando são suas datas de vencimento. Além disso, você pensou em suas tarefas e reuniu material de referência. Com ele, você poderá trabalhar de forma mais eficaz e rápida.

Aprenda com o que funcionou e o que não funcionou. Inclua os resultados em sua próxima revisão. Este processo semanal ficará mais fácil, mais eficiente, e você verá melhores resultados.

Conclusão

Esperamos que a introdução ao Framework Getting Things Done tenha sido útil. Além disso, sabemos que isso vai economizar tempo, e torná-lo mais eficiente ao tirar a carga de trabalho do cérebro.