A equipe da EWOR teve o prazer de sentar-se com Julia Zhou, que é uma investidora de impacto, construtora de ecossistemas e especialista em produtividade. Ela nos deu as cinco melhores dicas para aumentar sua produtividade e construir uma rotina que funcione para você.

Julia é co-fundadora do Tidal Impact, uma empresa de gestão de impacto e investimento que catalisa empresas que priorizam o desempenho social e ambiental e como apoio na medição de seu impacto. Além de administrar seu empreendimento, Julia Zhou também faz parte do conselho da Sigma Squared Society, uma comunidade global de empreendedorismo que reúne os empreendedores mais ambiciosos do mundo com menos de 26 anos. 

Com todos os seus compromissos, Julia está constantemente trabalhando em formas de manter responsável. Desde o fim do ensino médio, ela tem estudado metodologias de produtividade e gerenciamento de tempo, e com o tempo, ela foi capaz de identificar quais métodos funcionavam para ela e que não funcionavam.

Como 5 Melhores Dicas de Produtividade da Julia

Julia foi gentil em compartilhar suas cinco principais dicas para aumentar a produtividade e criar um sistema que funcione para você. Continue lendo para saber mais sobre suas percepções!

Construa uma rotina. Para Julia, isso é uma rotina matinal. Ela recomenda fazer coisas pela manhã que fazem você se sentir realizado: “Está provado que, ao você realizar algo de manhã, algo mesmo tão pequeno quanto fazer sua cama, irá aumentar sua força de vontade, motivação e humor durante o dia.”.

A rotina matinal de Julia tem cerca de duas horas de duração, mas ela disse que mesmo 20 minutos por dia de atividade habitual programada pode ser muito benéfico. Durante sua rotina, Julia medita, exercita, reflete, planeja seu dia e prepara um café da manhã saudável. Se você está muito cansado quando acorda, não começa com meditação – o exercício pode ser uma boa maneira de aumentar sua energia, diz Julia. Para meditar, ela recomenda aplicativos como Headspace ou Calm, se você está apenas começando com meditação – você também pode encontrar meditações guiadas no YouTube.

Durante seu tempo de reflexão matinal, Julia se faz perguntas positivamente formuladas, como por exemplo, sobre o que ela se sente grata, qual é sua intenção para o dia, o que ela quer realizar ou o que ela está esperando. Ela então planeja o seu dia, escolhendo algumas das coisas mais importantes que ela quer fazer.

Rastreie seu tempo, hábitos e bem-estar. Julia aplica esse princípio à sua vida pessoal e profissional. Ela é uma grande crente no ditado “o que não pode ser medido, não pode ser melhorado”. Ela gosta de saber para onde vai seu tempo, e se isso se alinha com o que ela tinha em mente.

Julia nos disse que tem um esquema ideal de tempo (quantas horas ela quer trabalhar, passar com amigos, etc). Ela rastreia seu tempo em uma planilha, inserindo atividades em incrementos de meia hora; isso também é um hábito, ela conecta as coisas manualmente todos os dias. Trimestralmente, ela brinca com as categorias e rótulos que usa para o seu tempo. Por alto, correspondem a coisas como trabalho, exercícios, crescimento pessoal, chamadas ou tempo em família.

Além do tempo, Julia acompanha certos aspectos de seu bem-estar, como seu sono ou níveis de estresse. Dessa forma, ela disse, ela pode comparar com as coisas que ela rastreia. Sua produtividade pode diminuir por um tempo em que ela não está bem, por exemplo. Para rastrear hábitos ela, ela usa um aplicativo chamado Habitica. Ele permite que você obtenha pontos para rastrear hábitos, gamificando todo o processo e tornando-o mais divertido.

Agende regularmente um tempo para reflexão. O rastreamento é limitado, se você não reservar algum tempo para olhar para trás. Além do tempo de reflexão diária durante sua rotina matinal, Julia reflete semanalmente, trimestral e anual. Aos domingos, ela olha para trás em sua semana e planeja a próxima. A cada trimestre, ela altera seus objetivos e resultados-chave (OKRs) de acordo com o que ela quer alcançar. No final de cada ano, ela analisa o que alcançou e estabelece novas metas para o próximo ano.

Use o método GTD. GTD significa “getting things done”, ou seja, “fazer acontecer”. O método foi criado por David Allen; é uma maneira de processar suas tarefas e otimizar seu tempo e eficiência. Para implementar o método, Julia usa um aplicativo chamado Todoist, pois é fácil e simples de usar. No entanto, qualquer software ou apenas uma caneta e papel fazer.

Julia passa algum tempo todos os dias apenas “braindumping” coisas que ela tem que fazer em sua caixa de entrada ou lista geral de tarefas. Ela então considera quanto tempo leva para conseguir cada tarefa. Se algo vai levar dois minutos ou menos, ela não o processa nem classifica em uma categoria; em vez disso, ela faz isso no local, pois isso será mais rápido. As demais tarefas são categorizadas em projetos e subprojetos, quebrando as tarefas maiores. Julia usa etiquetas para indicar quais tarefas podem estar esperando por outra pessoa para fazer algo primeiro. Se uma tarefa vier durante o dia, ela sugere colocá-la em sua “caixa de entrada” e processá-la no final do dia, durante um horário agendado.

Além de sua lista de tarefas, Julia usa o método GTD para seus e-mails. Ela usa um aplicativo chamado Superhuman que foi projetado para ajudar a ter a caixa de entrada limpa. Da mesma forma que as tarefas, ela responde imediatamente a e-mails que ocuparão menos de dois minutos. Os outros ficam numa pasta para mais serem lidos mais tarde, durante o horário de e-mail programado.

Julia deu uma ressalva importante: “No final do dia, as tarefas nas listas de tarefas não estão lá para serem todas feitas”, disse ela. Cerca de 20% dela acaba sendo excluída, pois não precisava fazê-las. Esse processo é importante, pois as listas de tarefas podem rapidamente se tornar esmagadoras e improdutivas.

Use uma estratégia de ligação bidirecional para capturar notas. Confuso com o nome? Nós também. Julia explicou que esse método de tomar nota realmente reflete como nosso cérebro funciona. Quando aprendemos algo sobre um tópico, automaticamente tentamos vinculá-lo a algo que poderíamos ter aprendido sobre esse mesmo tópico antes. Isso significa que podemos recuperar o conhecimento mais rápido. Tomar notas é uma maneira mais eficiente de aprender e recuperar conhecimento.

Para implementar essa estratégia, Julia ferramentas recomendam de anotações como Mem, Roam ou Obsidian. Pessoalmente, ela usa Mem para todas as suas notas de reunião – se você digitar uma palavra-chave, ela traz à tona outras vezes que você digitalizou e mostra links para outros tópicos. Dessa forma, você está construindo um banco de dados de conhecimento, um segundo cérebro digital.

Construindo uma Rotina Consistente

“Como todos os sistemas de produtividade, a conclusão é que você realmente tem que se obrigar a trabalhar com ele”, disse Julia. Consistência é a chave para construir uma rotina. Crie algo que seja certo para você, e agende-o para momentos que funcionam melhor para o seu corpo. Se você não gosta de se exercitar de manhã, vá para a academia à noite. Se você não gosta de malhar na academia, faça em casa.

Enquanto algumas pessoas adoram construir sistemas complexos, outros não. Não chore algo que será um fardo para você. Pegue um sistema que faça coisas por você. Encontre um aplicativo que o transforme em um jogo, algo divertido. Aproveitar as coisas é a melhor maneira de faze-las grudar.