Avviare una propria azienda è un’esperienza entusiasmante, vero? Ancora di più se si sta per crearne una insieme a degli amici. Tuttavia, può essere difficile trovare un accordo completo tra i soci quando si va avanti con l’azienda. Per fortuna, è qui che entra in gioco lo statuto aziendale.

Se non sapete esattamente cosa sia e come funzioni lo statuto aziendale, non c’è problema. In questo articolo vi spiegheremo cosa sono e perché la vostra azienda dovrebbe averli.

Cosa sono gli statuti aziendali?

In breve, gli statuti aziendali sono il modus operandi di un’azienda. Funziona in termini ufficiali e legali e costituisce la base per regolare il chi, cosa, quando, dove e perché della vostra azienda.

In genere, gli statuti aziendali consistono in linee guida concordate dai fondatori all’inizio dell’azienda. In questo modo, la determinazione di chi ha quali responsabilità, il coinvolgimento temporale di ciascuno e così via, avviene in un momento di cooperazione amichevole, per così dire. Quindi, se volete evitare disaccordi interni all’azienda, uno statuto è essenziale.

Perché gli statuti aziendali sono importanti?

Gli statuti societari sono la base per prendere accordi all’interno di una società. Definisice le regole e le responsabilità di ciascun fondatore. Questi regolamenti riguardano qualsiasi cosa, dal numero di azioni dell’azienda possedute da ciascun fondatore a chi si occupa del marketing, del finanziamento e delle operazioni, fino a questioni apparentemente più semplici, come il numero di ferie da prendere.

Ricordate che, come nella vita, le dinamiche aziendali non sono statiche. Ciò significa che è molto probabile che la visione che ogni fondatore ha per l’azienda cambi. In altri casi, alcuni possono perdere la motivazione nel tempo. Ne consegue una distribuzione iniqua del carico di lavoro.

Qualunque sia la causa, se i fondatori di una società non riescono a trovare un accordo, lo statuto offre un modo per tornare ad accordi prestabiliti. Lo statuto, infatti, prevede una procedura per raggiungere una soluzione nei momenti di stallo. Senza uno statuto aziendale, è difficile mantenere la funzione e il funzionamento di un’azienda in caso di disaccordo.

Quando è il momento giusto per fare uno statuto aziendale?

È fondamentale scrivere uno statuto non appena più di un fondatore viene coinvolto nello sviluppo di un’azienda. Anche se parlare di questioni legali può sembrare ostico quando viene tirato fuori durante i primi colloqui, è essenziale comunicare queste linee guida. Soprattutto perché le possibilità di attrarre investitori per la vostra azienda senza uno statuto sono praticamente nulle. Dopo tutto, è difficile risolvere una controversia all’interno di un’azienda. Se un’azienda è semplicemente minacciata da un disaccordo, chi rischierebbe di investirci del denaro?

Cosa deve essere incluso in uno statuto?

Lo statuto è in pratica la costituzione della vostra azienda. Per questo motivo, anche se può sembrare superfluo, dovreste pensare il più possibile a tutto ciò che dovete e volete che sia regolamentato all’interno della vostra azienda. Per iniziare, è necessario includere quanto segue:

• Nome della società
• Scopo dell’azienda
• Indirizzo della sede centrale
• Quali persone e istituzioni compongono l’azienda e le loro responsabilità individuali (ad esempio, chi è responsabile del marketing, delle operazioni, delle finanze, della gestione delle forniture, ecc.)
• Con chi vi fidate delle tasse aziendali
• Quale banca utilizzerà l’azienda
• Come cambiare le regole della vostra azienda

Tuttavia, questo elenco è solo la base di ciò che si può aggiungere. In uno statuto è comune trattare anche i seguenti aspetti:

• Come affrontare le questioni fiscali
• Definizione dell’orario di lavoro (cioè quando e per quanto tempo)
• Azioni di liquidazione
• Come può cambiare la proprietà
• Processo di ammissione di altre persone nell’azienda
• Assenze (ad es. anno sabbatico, ferie, congedo di maternità, malattia)
• Come regolare i diritti per i marchi e la proprietà intellettuale

Anche in questo caso, l’elenco non è esaustivo e ci sono molti altri fattori che possono contribuire. Esistono servizi professionali che possono aiutare a coprire più aspetti e aree di interesse. Se la ricerca di servizi professionali non è la scelta giusta per voi, potete richiedere uno schema di statuto di base a qualsiasi consulente fiscale per partire con una buona base. Tenete presente che ogni Paese ha regole che variano in una certa misura quando si tratta di redigere e formalizzare gli statuti. Pertanto, è meglio documentarsi anche sui dettagli del proprio Paese.

Cosa succede se uno statuto non viene rispettato?

Senza uno statuto aziendale, non esiste una base per un accordo reciproco. Sicuramente sorgeranno dei conflitti e si creerà una situazione in cui non sarà possibile prendere alcuna decisione. Processi come l’acquisto di attrezzature essenziali, anche se a basso costo, potrebbero non andare in porto. Questo ostacolerà le possibilità di crescita e renderà impossibile reinvestire nel potenziale dell’azienda.

Non importa quanto sia banale la decisione, sia che si tratti semplicemente di decidere di marchiare la propria azienda come un’azienda di lusso o un’iniziativa sociale, sarà difficile. In molti scenari, sarà necessario assumere un avvocato o più avvocati e spendere grandi quantità di denaro per concordare semplicemente il processo della vostra azienda. Questo non è l’ideale, visto che potrebbe essere tempo e denaro ben speso per far crescere l’azienda.

Come evitare i conflitti in azienda

Dopo aver visto come i conflitti possono essere risolti attraverso gli statuti, è importante capire come evitare tali conflitti. In questo modo non solo si mantiene un rapporto più felice e sano tra i fondatori, ma si favorisce un progresso produttivo per l’azienda.

Molti fondatori esperti consigliano di riunirsi trimestralmente con il consiglio di amministrazione o con un gruppo di fondatori per discutere l’ideologia e i progressi dell’azienda. Durante queste riunioni è fondamentale parlare in modo aperto e diretto. Soprattutto, dovreste essere tutti d’accordo sullo scopo dell’azienda e su come rispondere alle sue esigenze in un mercato in continua evoluzione.

Inoltre, non nascondete nulla ai vostri collaboratori! In un modo o nell’altro verrà fuori, e non fa bene alla vostra azienda se c’è un senso di sfiducia generale.

Se la comunicazione aperta e diretta non riesce, trovare un mediatore è una buona soluzione per prevenire i conflitti. Un mediatore può essere un amico o un familiare, ma spesso è anche un consulente fiscale. In altri casi, gli avvocati non servono solo per risolvere le questioni in tribunale. Anche loro possono fungere da guida per le discussioni.

Conclusione

Ogni relazione ha i suoi alti e bassi: i fondatori di un’azienda non fanno eccezione, a prescindere da quanto possano essere amici. Per evitare disaccordi, gli statuti aziendali forniscono soluzioni per le complicazioni che possono o non possono ancora esistere nella gestione di un’azienda. Senza di essi, non sarete in grado di parlare su base legale della vostra azienda, rendendola così non funzionale. In breve, ogni azienda dovrebbe scrivere e accettare le condizioni di uno statuto se vuole crescere ben oltre la fase di start-up