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La giornata può essere breve se avete molti impegni. Affrettarsi a completare tutto vi farà sentire stressati. Forse avete completato alcuni dei vostri compiti, o forse siete riusciti a completarli tutti. In ogni caso, tutti sentiamo quella stretta al petto quando dobbiamo svolgere la nostra montagna di task.

E se esistesse un sistema che vi aiuta a gestire la produttività del vostro tempo?

Abbiamo incontrato Philipp Klug e abbiamo parlato di come gestisce il suo tempo un imprenditore di 22 anni che ha trovato il successo in un’azienda impegnata a comunicare efficacemente la scienza nutrizionale.

Continuate a leggere per scoprire come questo esperto gestisce il suo tempo e come David Allen, autore di Getting Things Done, ha aiutato Philipp a trovare il suo metodo per organizzare il suo tempo.

Per maggiori informazioni sull’investimento nel tempo, potete leggere questo breve articolo sul nostro blog.

Che cos’è il “Getting Things Done” Framework?

Getting Things Done è una struttura fondamentale che aiuta a organizzare e tenere traccia dei compiti che ci si prefigge. L’obiettivo è di riuscire a ridurre il carico di lavoro dal cervello. Di conseguenza, il vostro lavoro sarà più efficiente e meglio strutturato di prima. Sebbene questo metodo richieda un po’ di tempo e di energia, una volta implementato, i vantaggi saranno:

  • Non perdere più le scadenze.
  • Riuscire a stabilire le priorità dei compiti.
  • Essere in grado di essere più spontanei con la diminuzione del carico di lavoro.
  • Siate più sicuri del vostro lavoro e rafforzate il vostro benessere mentale.

“Credo molto nell’80/20, ovvero che il 20% dei vostri sforzi porterà all’80% dei risultati desiderati. Questo vale in particolare per la vita e il lavoro. Quindi, stavo studiando alcuni concetti per ridurre tutto ciò che devo fare”. Philipp ha detto.

Organizzando la vostra vita secondo questo schema, potrete procedere con chiarezza e liberarvi da una grande quantità di stress. Questo vi permette di ottenere ciò che il productivity coach David Allen definisce “mente come l’acqua”. Non solo il vostro flusso di lavoro ne beneficerà, ma anche la vostra vita personale e il vostro benessere mentale.

Dopotutto, come ha osservato David Allen, “uno stato mentale ed emotivo in cui la mente è chiara, in grado di creare e rispondere liberamente, senza distrazioni e con una concentrazione divisa”.

L’elenco “In”: Catturare tutto

L’elenco “in”, noto anche come “posta in arrivo”, raccoglie le idee e i compiti che si presentano. Questo può avvenire al lavoro, quando il vostro capo vi parla di un nuovo progetto di cui non avete mai sentito parlare, o durante una passeggiata nel parco, quando vi viene improvvisamente un’idea brillante.

Non giudicate le idee o i compiti prima di averli acquisiti. Tutto è ben accetto e se non ha un valore sufficiente, lo selezionerete passando alle fasi successive. 

La casella di posta vi aiuta a raccogliere il caos nella vostra testa. Ricordate che all’inizio questo processo potrebbe non funzionare. Tuttavia, se lo seguite con costanza, riuscirete a padroneggiare il processo.

Il modo in cui catturare le idee dipende da voi. Alcuni usano il blocco note dello smartphone, mentre altri preferiscono carta e penna. Assicuratevi di essere brevi quando scrivete gli appunti. Sarà più facile ricordare le idee o i compiti che si vogliono svolgere con poche parole chiave.

La cosa più importante di questa prima fase è annotare le idee man mano che si presentano. Più passa il tempo, più aumenta la possibilità che altri pensieri si intromettano. Per scaricare il lavoro dal cervello, prendetevi 30 minuti e raccoglieteli tutti su una pagina.

Philipp consiglia di scaricare Todoist. Si tratta di un’applicazione per IOS, Android o per il desktop che aiuta a organizzare, pianificare e collaborare. Come ha detto Philipp, “mi ci vogliono letteralmente cinque secondi per scrivere qualcosa su questo elenco, ed è sempre sul mio computer e sul mio telefono”. Quindi, perché non provare?

Elaborare l’elenco “In”: Chiarire i pensieri

Dopo aver raccolto le idee e i compiti, esaminateli uno per uno. Iniziate dalla prima che avete scritto e finite con l’ultima. L’obiettivo del Quadro Getting Things Done è quello di svuotare e semplificare tutto ciò che si è scritto nella fase 1.

La vostra casella di posta elettronica dovrebbe considerare i seguenti punti:

  • Questa voce è completata entro 2 minuti? Se sì, fatelo subito
  • Questa voce è perseguibile? In caso contrario, chiedetevi: “Ho davvero bisogno di farlo o no?”.

Come consigliato da Philipp, smettete di aggrapparvi alle vostre idee. È la cosa peggiore che possiate fare. Rischiate di dimenticarle o di non realizzarle mai.

Se pensate di poterne avere bisogno in futuro, conservatelo come materiale di riferimento. Se è necessario, misurate quanto tempo ci vorrà e quali altri passaggi sono necessari. Quindi valutate:

  • Questo elemento è delegabile? Se sì, assegnatela a qualcuno che ritenete in grado di gestirla.
  • Questo articolo è collegato a una scadenza? Se sì, dategli una data di scadenza
  • Questo elemento è collegato a più di una fase? Se sì, creare una nota che raccolga tutti gli elementi che richiedono più di una fase. Cercate di identificare il processo di cui l’elemento ha bisogno. Rendete i vostri compiti il più specifici possibile per aiutare a chiarire il loro scopo.

L’elenco delle “azioni successive”: Organizzare, delegare e mettere tutto a posto

Dopo aver chiarito tutte le idee e i compiti, è il momento di organizzarli. Se avete seguito la fase 2, questo passaggio è abbastanza semplice. Per visualizzare questo processo, è necessario creare delle cartelle in cui inserire gli elementi chiariti. Questo può essere fatto nel modo seguente:

Compiti una tantum: Inserire qui gli elementi che richiedono poche azioni. Ad esempio, scrivere a qualcuno se vuole vedersi a pranzo. Non appena si preme invio, si è concluso il compito e si è scaricato il lavoro dal cervello.

Progetti: Questi compiti richiedono più tempo e più fasi per essere spuntati. Scrivete ciò che dovete fare per primo e ciò che segue. I progetti possono essere semplici come la costruzione di uno scaffale o complessi come la stesura di un manuale di lavoro di 200 pagine.

Elementi su cui concentrarsi: A seconda della vostra vita lavorativa e personale, saranno importanti cose diverse. Se non siete soddisfatti di alcuni aspetti della vostra vita, farete lavorare di più il vostro cervello che potrebbe invece essere liberato. Scrivete semplicemente ciò che volete ottenere, concentrandovi maggiormente sull’elemento che avete scelto.

Delegare: Perché tenere te stesso e il tuo cervello in costante preoccupazione, quando puoi scaricare il lavoro? Delegare non significa affidare il lavoro a qualcun altro, in modo da non doversene preoccupare. Ognuno ha i suoi punti di forza. Se il vostro compito richiede un’abilità che non vi è congeniale, trovate qualcuno, all’interno del vostro lavoro, che sia in grado di svolgerlo più facilmente. In questo modo non solo libererete tempo, ma otterrete un risultato di qualità superiore.

Prendete esempio da Philipp, che ha dichiarato: “Fare le cose in fretta ha aumentato notevolmente il mio benessere mentale e mi ha aiutato a raggiungere uno stato mentale di calma costante per affrontare le sfide future”.

Cercate di mantenere le cose semplici quando organizzate, soprattutto se lo fate per la prima volta. C’è sempre la possibilità di tornare indietro e di cambiare le idee e i compiti in cartelle diverse, o di eliminarli.

La lista “in attesa di”: Rivedere, trascurare e rivedere i vostri elenchi

Avete messo le cose a posto e iniziato a liberare tempo e spazio mentale. Ma come stanno le cose? In questa fase si esaminano gli elementi inseriti nelle cartelle. Prendetevi un giorno alla settimana per rivedere i progressi. 

Se completate una voce, potete cancellarla dall’elenco.

Se una voce non va da nessuna parte, provate a rivedere l’elenco. Questo vi aiuterà a concentrarvi su ciò che è importante, a mantenere il vostro flusso di lavoro e a identificare le azioni successive.

Quando si utilizza questo metodo per la prima volta, il passaggio 4 può risultare difficile da gestire, con elementi bloccati in cartelle dove non dovrebbero essere. È normale, ma ricordate che la pratica rende perfetti.

Impegnarsi: Iniziare con ciò che è importante

Avete riassunto e organizzato i vostri articoli. Ora potete godervi i frutti del vostro lavoro. Tutto è stato inserito in cartelle con compiti attuabili. Il problema di chiedersi cosa fare dopo non vi blocca più, perché avete un elenco davanti a voi. 

Ordinare i compiti in base a un’etichetta. Visualizzateli con colori o pieghe in grassetto. Con la visualizzazione, sapete quando dovete dare la priorità a un compito. Sapete quando sono le date di scadenza. Inoltre, avete pensato ai vostri compiti e raccolto materiale di riferimento. In questo modo potete lavorare in modo più efficiente e veloce.

Imparate da ciò che ha funzionato e da ciò che non ha funzionato. Includete i risultati nella prossima revisione. Questo processo settimanale diventerà più facile, più efficiente e i risultati saranno migliori.

Conclusione

Ci auguriamo che l’introduzione alla struttura Getting Things Done sia stata utile. Inoltre, sappiamo che vi farà risparmiare tempo e vi renderà più efficienti, alleggerendo il carico di lavoro del vostro cervello.

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