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Il team EWOR ha avuto il piacere di sedersi con Julia Zhou, che è un investitore a impatto, costruttore di ecosistemi ed esperto di produttività. Ci ha dato i suoi cinque migliori consigli per aumentare la produttività e costruire una routine che funzioni.

Julia è la co-fondatrice di Tidal Impact, una società di gestione dell’impatto e di investimento che catalizza le aziende che danno priorità alla performance sociale e ambientale e le supporta nella misurazione del loro impatto. Oltre a gestire la sua impresa, Julia Zhou è anche nel consiglio della Sigma Squared Society, una comunità imprenditoriale globale che riunisce gli imprenditori più ambiziosi del mondo sotto i 26 anni. 

Con tutti i suoi impegni, Julia lavora costantemente su come mantenersi responsabile. Fin dalla fine del liceo, ha studiato le metodologie di produttività e di gestione del tempo, e col tempo è riuscita a identificare quali metodi funzionavano per lei e quali no.

I 5 migliori consigli di produttività di Julia

Julia è stata così gentile da condividere i suoi cinque migliori consigli per aumentare la produttività e creare un sistema che funzioni anche per te. Continuate a leggere per scoprire di più sulle sue intuizioni!

Costruire una routine. Per Julia, si tratta di una routine mattutina. Raccomanda di fare cose al mattino che vi facciano sentire realizzati: “E’ dimostrato che se realizzi qualcosa al mattino, anche qualcosa di piccolo come rifare il letto, aumenta la tua forza di volontà, la motivazione e l’umore durante il giorno”.

La routine mattutina di Julia dura circa due ore, ma ci ha detto che anche 20 minuti al giorno di attività abituale programmata possono essere molto benefici. Durante la sua routine, Julia medita, fa esercizi, riflette, pianifica la sua giornata e prepara una colazione sana. Se sei molto stanco quando ti svegli, non iniziare con la meditazione – l’esercizio fisico può essere un buon modo per aumentare la tua energia, dice Julia. Per la meditazione, consiglia applicazioni come Headspace o Calm, se si è appena iniziato con la meditazione – si possono anche trovare meditazioni guidate su YouTube.

Durante il suo tempo di riflessione mattutina, Julia si pone domande con frasi positive, come ad esempio per cosa è grata, qual è la sua intenzione per la giornata, cosa vuole realizzare o cosa non vede l’ora di fare. Poi pianifica la sua giornata, scegliendo le poche cose più importanti che vuole fare.

Traccia il tuo tempo, le tue abitudini e il tuo benessere. Julia applica questo principio alla sua vita personale e professionale. Crede molto nel detto “ciò che non può essere misurato, non può essere migliorato”. Le piace sapere dove va il suo tempo e se è in linea con quello che aveva in mente.

Julia ci ha detto che ha una ripartizione ideale del tempo (quante ore vuole lavorare, passare con gli amici, ecc). Tiene traccia del suo tempo in un foglio di calcolo, inserendo le attività in incrementi di mezz’ora; anche questa è un’abitudine, inserisce le cose manualmente ogni giorno. Ogni trimestre, gioca con le categorie e le etichette che usa per il suo tempo. Approssimativamente, corrispondono a cose come il lavoro, l’esercizio, la crescita personale, le chiamate o il tempo in famiglia.

Oltre al suo tempo, Julia tiene traccia di alcuni aspetti del suo benessere, come il sonno o i livelli di stress. In questo modo, ha detto, può fare dei confronti incrociati tra le cose che traccia. La sua produttività potrebbe diminuire per un periodo quando non sta bene, per esempio. Per tracciare le sue abitudini, usa un’app chiamata Habitica. Ti permette di ottenere dei punti per il monitoraggio delle abitudini, rendendo l’intero processo più divertente.

Programmare un tempo di riflessione regolare. Il monitoraggio arriva solo fino a un certo punto se non si mette da parte del tempo per guardare indietro. Oltre al tempo di riflessione quotidiano durante la sua routine mattutina, Julia riflette su base settimanale, trimestrale e annuale. La domenica, guarda indietro alla sua settimana e pianifica la prossima. Ogni trimestre, modifica i suoi obiettivi e risultati chiave (OKR) in base a ciò che vuole raggiungere. Alla fine di ogni anno, rivede ciò che ha raggiunto e stabilisce nuovi obiettivi per l’anno successivo.

Utilizzare il metodo GTD. GTD sta per “getting things done”. Il metodo è stato creato da David Allen; è un modo per elaborare i tuoi compiti e ottimizzare il tuo tempo e la tua efficienza. Per implementare il metodo, Julia usa un’applicazione chiamata Todoist perché è facile e diretta da usare. Tuttavia, qualsiasi software o semplicemente carta e penna va bene.

Julia passa un po’ di tempo ogni giorno a “scaricare” le cose che deve fare nella sua casella di posta o nella lista generale delle cose da fare. Poi considera quanto tempo ci vorrà per realizzare ogni compito. Se una cosa richiede due minuti o meno, non la elabora e la classifica in una categoria; invece, la fa sul posto, perché sarà più veloce. I compiti rimanenti sono categorizzati in progetti e sottoprogetti, suddividendo i compiti più grandi. Julia usa tag o etichette per indicare quali compiti potrebbero essere in attesa che qualcun altro faccia qualcosa prima. Se un compito arriva durante il giorno, lei consiglia di metterlo nella “casella di posta” e di elaborarlo alla fine della giornata, durante un orario programmato.

Oltre che per la sua lista di cose da fare, Julia usa il metodo GTD per le sue e-mail. Lei giura su un’applicazione chiamata Superhuman che è progettata per farti arrivare alla casella di posta zero. Come per i compiti, risponde immediatamente alle e-mail che le richiedono meno di due minuti. Le altre vanno in una cartella di cose da fare a cui tornare durante il tempo programmato per le e-mail.

Julia ci ha dato un avvertimento importante: “Alla fine della giornata, i compiti sulle liste di cose da fare non sono lì per essere fatti tutti”, ha detto. Circa il 20% delle sue “cose da fare” finiscono per essere cancellate perché non aveva bisogno di farle. Questo processo è importante, perché le liste di cose da fare possono diventare rapidamente opprimenti e improduttive.

Usa una strategia di collegamento bidirezionale per catturare le note. Confusi dal nome? Anche noi. Julia ha spiegato che questo metodo di prendere appunti rispecchia il funzionamento del nostro cervello. Quando impariamo qualcosa su un argomento, lo ricolleghiamo automaticamente a qualcosa che potremmo aver imparato prima sullo stesso argomento. Questo significa che possiamo recuperare la conoscenza più velocemente. Prendere appunti in un modo simile è un modo più efficiente di imparare e recuperare la conoscenza.

Per attuare questa strategia, Julia raccomanda strumenti per prendere appunti come Mem, Roam o Obsidian. Personalmente, lei usa Mem per tutte le sue note di riunione – se digiti una parola chiave, ti fa vedere altre volte che l’hai digitata e ti mostra dei link ad altri argomenti. In questo modo, si sta costruendo un database di conoscenze, una specie di secondo cervello digitale.

Costruire una routine coerente

“Con ogni sistema di produttività, la conclusione è che in realtà bisogna attenersi ad esso”, ci ha detto Julia. La coerenza è la chiave per costruire una routine. Create qualcosa che sia giusto per voi, e programmatelo negli orari che funzionano meglio per il vostro corpo. Se non vi piace allenarvi al mattino, andate in palestra la sera. Se non ti piace allenarti in palestra, fallo a casa.

Mentre alcune persone amano costruire sistemi intricati, altre no. Non creare qualcosa che sarà un peso per te – non ti ci attaccherai mai. Trovate un sistema che faccia le cose per voi. Trovate un’applicazione che lo trasformi in un gioco, qualcosa di divertente. Godersi le cose è il modo migliore per farle rimanere.

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