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Une journée peut se révéler bien brève si vous avez beaucoup de choses à faire. Se hâter de tout terminer vous causera du stress. Peut-être avez-vous accompli certaines de vos tâches, ou peut-être avez-vous réussi à les exécuter toutes. En tout état de cause, nous ressentons tous cette sensation de tension dans la poitrine face à la montagne de tâches que nous devons réaliser.

Alors qu’en serait-il s’il existait un système qui vous aide à gérer la productivité de votre temps ?

Nous nous sommes réunis avec Philipp Klug pour discuter de la façon dont il gère son temps, en tant qu’entrepreneur âgé de 22 ans et ayant trouvé le succès dans une entreprise vouée à la communication efficace de la science nutritionnelle.

Lisez la suite pour découvrir comment cet expert gère son temps et comment David Allen, auteur du livre Getting Things Done (S’organiser pour réussir), a inspiré Philipp à trouver sa méthode d’organisation du temps.

Pour davantage d’informations sur l’investissement en temps, consultez ce court article sur notre blog.

Qu’est-ce que le cadre « Getting Things Done » ?

Getting Things Done est un cadre fondamental qui vous permet d’organiser et de suivre les tâches que vous vous assignez. L’objectif est de décharger votre cerveau de tout travail. Dès lors, votre travail sera plus efficace et mieux structuré qu’auparavant. Bien que cette méthode nécessite un certain temps et de l’énergie, une fois que vous l’aurez mise en œuvre :

  • Vous ne raterez plus les délais.
  • Vous réussirez à hiérarchiser les tâches.
  • Vous ferez preuve de plus de spontanéité grâce à la diminution de la charge de travail.
  • Vous serez plus confiant dans votre travail et renforcerez votre bien-être mental par la même occasion.

 « Je suis un fervent partisan du 80/20, ce qui signifie que 20% de vos efforts aboutiront à 80% des résultats souhaités. Ce principe vaut tout particulièrement pour la vie et le travail. C’est pourquoi je me suis penché sur certains concepts pour affiner tout ce que j’ai à faire » a déclaré Philipp.

En organisant votre vie conformément à ce cadre, vous parviendrez à agir avec clarté et à vous libérer d’une majeure partie du stress. Ainsi, vous arriverez à ce que le coach en productivité, David Allen, appelle un esprit comme l’eau. Non seulement votre flux de travail en bénéficiera, mais également votre vie personnelle et votre bien-être mental.

Après tout, comme l’a noté David Allen, « un état mental et émotionnel dans lequel votre esprit est clair, capable de créer et de répondre librement, sans être encombré par des distractions et une concentration divisée ».

La « in list » : Saisissez tout

La « in list », alias « la boîte de réception », regroupe les idées et les tâches au fur et à mesure qu’elles se présentent. Que ce soit au travail, lorsque votre patron vous parle d’un nouveau projet qui vous est inconnu, ou lors d’une promenade dans un parc, lorsqu’une idée brillante vous vient soudainement.

Ne jugez pas vos idées ou vos tâches avant de les avoir saisies. Toutes les idées sont appréciées et s’il s’avère qu’elles n’ont pas assez de valeur, vous les trierez lors des étapes suivantes.

La boîte de réception vous permet de centraliser le chaos qui règne dans votre tête. Gardez à l’esprit que ce processus peut ne pas fonctionner au début. Mais si vous vous y tenez, vous parviendrez à le maîtriser.

C’est vous qui décidez de la manière dont vous allez capturer les idées. Certains utilisent le bloc-notes de leur smartphone, tandis que d’autres préfèrent le papier et le crayon traditionnels. Veillez simplement à faire court lorsque vous écrivez des notes. Vous serez en mesure de vous souvenir de vos idées ou de vos tâches en voyant quelques mots-clés.

Le plus important dans cette première étape est de noter vos idées au fur et à mesure qu’elles se présentent. En effet, à mesure que le temps passe, il y a plus de chances que d’autres pensées surgissent. Pour décharger votre cerveau, consacrez 30 minutes et regroupez-les toutes sur une seule page.

Philipp recommande de télécharger Todoist. Il s’agit d’une application IOS, Android ou encore pour votre ordinateur de bureau. Elle vous aide à organiser, planifier et collaborer. Comme l’a déclaré Philipp, « Il me faut littéralement cinq secondes pour écrire quelque chose sur cette liste, et elle est toujours sur mon ordinateur et mon téléphone ». Alors, pourquoi ne pas l’essayer ?

Traitement de la « in list » : Clarifiez vos pensées

Après avoir regroupé vos idées et vos tâches, parcourez-les une par une. Commencez par la première que vous avez notée et terminez par la dernière. L’objectif du cadre Getting Things Done est de faire le vide et de simplifier tout ce que vous avez écrit lors de l’étape 1.

Votre boîte de réception doit porter sur les points suivants :

  • Cet élément peut-il être réalisé en moins de 2 minutes ? Si oui, faites-le immédiatement.
  • Cet élément a-t-il une valeur pratique ? Si ce n’est pas le cas, demandez-vous : « Suis-je vraiment obligé de le faire ou non ? ».

Comme l’a conseillé Philipp, évitez de vous attacher à vos idées. C’est la pire chose que vous puissiez faire. Vous risquez de les oublier ou de ne jamais les réaliser.

Si vous pensez que vous pourriez avoir besoin de cet élément à l’avenir, conservez-le comme matériel de référence. Si vous en avez besoin, mesurez le temps nécessaire et les autres étapes à franchir. Puis évaluez :

  • Cet élément est-il délégable ? Si oui, attribuez-le à une personne qui, à vos yeux, peut le gérer.
  • Cet élément est-il lié à un délai ? Si oui, attribuez-lui une date d’échéance.
  • Cet élément implique-t-il plus d’une étape ? Si tel est le cas, créez une note qui rassemble tous les éléments nécessitant plus d’une étape. Essayez d’identifier le processus nécessaire à l’élément. Précisez vos tâches autant que possible pour en clarifier l’objectif.

La « next action list » : Organisez, déléguez, et mettez tout en place

Une fois toutes vos idées et vos tâches clarifiées, il est temps de les organiser. Si vous avez respecté l’étape 2, cette étape sera très simple. Pour visualiser ce processus, vous devez créer des dossiers, dans lesquels vous placez vos éléments clarifiés. Cela peut se faire de la manière suivante :

Tâches uniques : Placez ici les éléments qui nécessitent un minimum d’action. Par exemple, écrire à quelqu’un pour lui demander de vous rejoindre pour le déjeuner. En cliquant sur « Envoyer », la tâche est terminée et vous déchargez votre cerveau.

Projets : Ces tâches exigent davantage de temps et d’étapes avant de pouvoir les cocher. Notez ce que vous devez faire en premier et ce qui viendra ensuite. Les projets peuvent être aussi simples que la fixation d’une étagère, et aussi complexes que la rédaction d’un manuel de travail de 200 pages.

Éléments à privilégier : Les choses à privilégier dépendent de votre travail et de votre vie personnelle. Si des aspects de votre vie vous déplaisent, votre cerveau sera sollicité par des pensées et une charge de travail qui pourraient autrement être dégagées. Il suffit d’écrire ce que vous voulez réaliser, en vous concentrant davantage sur l’élément que vous avez choisi.

Déléguez : Pourquoi se donner du souci à soi-même et à son cerveau en permanence, alors que l’on peut se décharger du travail ? Déléguer ne signifie pas que vous confiez du travail à quelqu’un d’autre pour éviter de vous en préoccuper. Chacun a ses points forts. Si votre tâche requiert une compétence que vous n’avez pas, trouvez quelqu’un au sein de votre entreprise qui est plus à même de l’accomplir. Non seulement vous gagnerez du temps, mais vous aurez un résultat de meilleure qualité.

Retenez les propos de Philipp, qui a déclaré : « Getting Things Done a considérablement enrichi mon bien-être mental et m’a permis d’atteindre un état d’esprit calme et constant pour relever mes prochains défis ».

Efforcez-vous de garder les choses simples au moment de l’organisation, surtout si vous le faites pour la première fois. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière et de classer les idées et les tâches dans différents dossiers, ou de les supprimer.

La « waiting for list » : Examinez, ignorez et révisez vos listes

Vous avez organisé les choses et commencé à vous ménager du temps et de l’espace. Mais comment se présentent les choses ? Dans cette étape, vous examinez les éléments que vous avez placés dans vos dossiers. Prenez un jour par semaine pour faire le point sur les progrès accomplis.

Quand vous terminez un élément, vous pouvez le rayer de la liste.

Si un élément ne débouche sur rien, essayez de réviser à nouveau votre liste. Cela vous aidera à vous recentrer sur ce qui est important, à maintenir votre flux de travail et à identifier les actions à entreprendre par la suite.

Si vous appliquez cette méthode pour la première fois, l’étape 4 peut s’avérer fastidieuse en raison d’éléments qui restent bloqués dans des dossiers inappropriés. C’est normal, mais n’oubliez pas que c’est en forgeant que l’on devient forgeron.

Impliquez-vous : Commencez par ce qui est important

Vous avez résumé et organisé vos articles. Maintenant, vous pouvez profiter des fruits de votre travail. Tout est rangé dans des dossiers avec des tâches réalisables. Le gaspillage de temps que représente la question de savoir ce qu’il faut faire ensuite ne vous freine plus, puisque vous avez une liste sous les yeux.

Triez vos tâches à l’aide d’étiquettes. Représentez-les par des couleurs ou des plis en gras. Grâce à la visualisation, vous savez à quel moment vous devez donner la priorité à une tâche. Vous savez quels sont vos délais. Par ailleurs, vous avez pensé à vos tâches et rassemblé des documents de référence. Grâce à cela, vous pouvez travailler de manière plus efficace et plus rapide.

Tirez les leçons de ce qui a marché et de ce qui n’a pas marché. Tenez compte des résultats lors de votre prochaine révision. Ce processus hebdomadaire deviendra plus facile, plus efficace, et vous obtiendrez de meilleurs résultats.

Conclusion

Nous espérons que cette introduction au cadre Getting Things Done vous a été utile. Nous savons du reste qu’il vous fera gagner du temps et accroîtra votre efficacité tout en allégeant le fardeau qui pèse sur votre cerveau.

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