Un día puede ser corto si tienes muchas cosas programadas. Si te apresuras a completar todo, te sentirás estresado. Tal vez hayas completado algunas de tus tareas, o tal vez hayas podido completarlas todas. En cualquier caso, todos sentimos esa opresión en el pecho cuando tenemos que hacer nuestra montaña de tareas.

Entonces, ¿qué pasa si hay un sistema que te ayuda a gestionar la productividad de tu tiempo?

Nos sentamos con Philipp Klug y hablamos de cómo gestiona su tiempo un emprendedor de 22 años que encontró el éxito en una empresa dedicada a comunicar eficazmente la ciencia de la nutrición.

Sigue leyendo para saber cómo gestiona su tiempo este experto y cómo David Allen, autor de Getting Things Done, ayudó a Philipp a encontrar su método para organizar su tiempo.

Para más información sobre la inversión en tiempo, puede leer este breve artículo de nuestro blog.

¿Qué es el marco «Getting Things Done»?

Getting Things Done es un marco fundamental que te ayuda a organizar y controlar las tareas que te propones. El objetivo es descargar de trabajo a tu cerebro. Como resultado, tu trabajo será más eficiente y estará mejor estructurado que antes. Aunque este método requiere algo de tiempo y energía, una vez que lo pongas en práctica, lo harás:

• Ya no se pierden los plazos.
• Priorizar con éxito las tareas.
• Ser capaz de ser más espontáneo con la disminución de la carga de trabajo.
• Tenga más confianza en su trabajo y fortalezca su bienestar mental en el proceso.

«Soy un gran creyente en el 80/20, lo que significa que el 20% de tus esfuerzos conducirá al 80% de los resultados deseados. Esto es específicamente cierto para la vida y el trabajo. Así que estuve buscando algunos conceptos para reducir todo lo que tengo que hacer». dijo Philipp.

Al organizar su vida bajo este marco, podrá proceder con claridad y liberarse de una gran cantidad de estrés. Esto le permitirá conseguir lo que el coach de productividad, David Allen, denomina «la mente como el agua». No sólo se beneficiará su flujo de trabajo, sino también su vida personal y su bienestar mental.

Al fin y al cabo, como señala David Allen, «un estado mental y emocional en el que tu cabeza está despejada, capaz de crear y responder libremente, libre de distracciones y con el foco dividido».

La lista «In»: Capturar todo

La lista «in», también conocida como «la bandeja de entrada», recoge las ideas y tareas a medida que se producen. Puede ser en el trabajo, cuando tu jefe te habla de un nuevo proyecto del que nunca habías oído hablar, o durante un paseo por el parque, cuando de repente se te ocurre una idea brillante.

No juzgues tus ideas o tareas antes de capturarlas. Todo es bienvenido y si no es lo suficientemente valioso lo clasificarás pasando por los siguientes pasos.

La bandeja de entrada te ayuda a recoger el caos dentro de tu cabeza. Recuerda que este proceso puede no funcionar al principio. Sin embargo, puedes dominar el proceso si te mantienes en él.

La forma de plasmar las ideas depende de ti. Algunos utilizan el bloc de notas de su smartphone, mientras que a otros les gusta el tradicional bolígrafo y papel. Eso sí, asegúrate de ser breve cuando escribas las notas. Podrás recordar tus ideas o tareas al ver unas pocas palabras clave.

Lo más importante de este primer paso es anotar las ideas a medida que van surgiendo. Cuanto más tiempo pase, mayor será la probabilidad de que se entrometan otros pensamientos. Para descargar el trabajo de tu cerebro, tómate 30 minutos y recopílalos todos en una página.

Philipp recomienda descargar Todoist. Se trata de una aplicación para IOS, android o para tu escritorio que te ayuda a organizar, planificar y colaborar. Como él dice: «Tardo literalmente cinco segundos en escribir algo en esta lista, y siempre está en mi ordenador y en mi teléfono». Así que, ¿por qué no lo pruebas?

Procesamiento de la lista de «entrada»: Aclare sus pensamientos

Después de recopilar tus ideas y tareas, repásalas una a una. Empieza por la primera que hayas anotado y termina con la última. El objetivo del marco «Getting Things Done» es vaciar y simplificar todo lo que anotaste en el paso 1.

Su bandeja de entrada debe contemplar los siguientes puntos:

• ¿Se completa este punto en 2 minutos? Si es así, hágalo de inmediato
• ¿Se puede actuar sobre este tema? Si no lo es, pregúntese: «¿Realmente necesito hacerlo o no?».

Como aconseja Philipp, deja de aferrarte a tus ideas. Es lo peor que puedes hacer. Te arriesgas a olvidarlas o a no llegar nunca a ellas.

Si cree que podría necesitarlo en el futuro, guárdelo como material de referencia. Si lo necesita, mida cuánto tiempo le llevará y qué otros pasos hay que dar. A continuación, evalúe:

• ¿Este elemento es delegable? Si es así, asígnalo a alguien que creas que puede gestionarlo.
• ¿Este tema está relacionado con una fecha límite? Si es así, dale una fecha de vencimiento
• ¿Este artículo está relacionado con más de un paso? Si es así, cree una nota que recoja todos los artículos que necesitan más de un paso. Intente identificar qué proceso necesita el elemento. Haz que tus tareas sean lo más específicas posible para ayudar a clarificar su propósito

La lista de «próximas acciones»: Organiza, delega y pon todo en su sitio

Con todas tus ideas y tareas aclaradas, es hora de organizarlas. Si has seguido el paso 2, este paso es bastante sencillo. Para visualizar este proceso, debes crear carpetas en las que colocar los elementos aclarados. Esto se puede hacer de la siguiente manera:

Tareas puntuales: Coloque aquí los elementos que requieren poca acción. Por ejemplo, escribir a alguien si quiere quedar para comer. En cuanto pulses enviar, habrás terminado la tarea y habrás descargado de trabajo tu cerebro.

Proyectos: Estas tareas requieren más tiempo y pasos para ser marcadas. Anota lo que tienes que hacer primero y lo que sigue después. Los proyectos pueden ser tan sencillos como construir una estantería, y tan complejos como escribir un manual de 200 páginas para el trabajo.

Elementos en los que centrarse: Dependiendo de tu trabajo y de tu vida personal, serán importantes diferentes cosas. Si estás descontento con algunos aspectos de tu vida, pondrás en tu cerebro más pensamientos y carga de trabajo que, en cambio, podrían liberarse. Simplemente escribe lo que quieres conseguir, centrándote más en el punto que hayas elegido.

Delegue: ¿Por qué mantenerte a ti mismo y a tu cerebro en constante preocupación, cuando puedes descargar el trabajo? Delegar no significa que simplemente dejes el trabajo en manos de otra persona para no tener que preocuparte por él. Cada uno tiene sus puntos fuertes. Si tu tarea requiere una habilidad con la que no estás bendecido, encuentra a alguien, dentro de tu trabajo, que lo tenga más fácil. Esto no sólo te liberará de tiempo, sino que dará un resultado de mayor calidad a la tarea.

Hazle caso a Philipp, que dijo: «Getting Things Done aumentó drásticamente mi bienestar mental y me ayudó a alcanzar un estado de calma constante para lograr mis próximos retos.»

Intenta que las cosas sean sencillas a la hora de organizar, sobre todo si lo haces por primera vez. Siempre existe la opción de volver atrás y cambiar las ideas y tareas a diferentes carpetas, o de eliminarlas.

La lista de «espera»: Revise, pase por alto y revise sus listas

Has puesto las cosas en su sitio y has empezado a liberar tiempo y espacio en la cabeza. ¿Pero cómo están las cosas? En este paso, examina los elementos que has colocado en tus carpetas. Tómate un día a la semana para revisar el progreso.

Si completas un elemento, puedes tacharlo de la lista.

 Si un elemento no va a ninguna parte, intenta revisar tu lista de nuevo. Esto te ayudará a volver a centrarte en lo que es importante, a mantener tu flujo de trabajo y a identificar qué acción debe realizarse a continuación.

Cuando se utiliza este método por primera vez, el paso 4 puede ser abrumador con elementos atascados en carpetas donde no deberían estar. Es normal, pero recuerda que la práctica hace la perfección.

Comprométase: Empieza por lo que es importante

Has resumido y organizado tus artículos. Ahora puedes disfrutar de los frutos de tu trabajo. Todo está colocado en carpetas con tareas procesables. La pérdida de tiempo que supone preguntarse qué hacer a continuación no te retiene, ya que tienes una lista delante de ti.

Ordena tus tareas por una etiqueta. Visualízalas con colores o pliegues en negrita. Con la visualización, sabes cuándo tienes que priorizar una tarea. Sabes cuándo son tus fechas de entrega. Además, has pensado en tus tareas y has reunido material de referencia. Con ello, puedes trabajar de forma más eficiente y rápida.

Aprenda de lo que ha funcionado y de lo que no. Incluya los resultados en su próxima revisión. Este proceso semanal se hará más fácil, más eficiente y verás mejores resultados.

Conclusión

Esperamos que la introducción al Getting Things Done Framework haya sido útil. Además, sabemos que te ahorrará tiempo y te hará más eficiente al tiempo que te quita la carga de trabajo de tu cerebro.