El equipo de EWOR tuvo el placer de sentarse con Julia Zhou, que es una inversora de impacto, constructora de ecosistemas y experta en productividad. Nos dio sus cinco mejores consejos para aumentar tu productividad y crear una rutina que te funcione.

Julia es la cofundadora de Tidal Impact, una empresa de gestión e inversión de impacto que cataliza a las empresas que priorizan el rendimiento social y medioambiental y las apoya en la medición de su impacto. Además de dirigir su empresa, Julia Zhou también forma parte del consejo de la Sociedad Sigma Squared, una comunidad empresarial global que reúne a los emprendedores más ambiciosos del mundo menores de 26 años. 

Con todos sus compromisos, Julia trabaja constantemente en formas de mantenerse responsable. Desde el final del instituto, ha estado estudiando metodologías de productividad y gestión del tiempo, y con el tiempo ha podido identificar qué métodos le funcionaban y cuáles no.

Los 5 mejores consejos de productividad de Julia

Julia tuvo la amabilidad de compartir sus cinco mejores consejos para aumentar la productividad y crear un sistema que te funcione. Sigue leyendo para saber más sobre sus ideas.

Construye una rutina. Para Julia, eso es una rutina matutina. Recomienda hacer cosas por la mañana que te hagan sentir realizada: «Está demostrado que si logras algo por la mañana, incluso algo tan pequeño como hacer la cama, aumenta tu fuerza de voluntad, tu motivación y tu estado de ánimo durante el día».

La rutina matutina de Julia dura unas dos horas, pero nos dijo que incluso 20 minutos al día de actividad habitual programada pueden ser muy beneficiosos. Durante su rutina, Julia medita, hace ejercicio, reflexiona, planifica su día y se prepara un desayuno saludable. Si estás muy cansada cuando te levantas, no empieces con la meditación; el ejercicio puede ser una buena forma de aumentar tu energía, dice Julia. Para meditar, recomienda aplicaciones como Headspace o Calm, si te estás iniciando en la meditación; también puedes encontrar meditaciones guiadas en YouTube.

Durante su tiempo de reflexión matutino, Julia se hace preguntas con frases positivas, como por ejemplo, por qué está agradecida, cuál es su intención para el día, qué quiere conseguir o qué le hace ilusión. Luego planifica su día, eligiendo las pocas cosas más importantes que quiere hacer.

Registra tu tiempo, tus hábitos y tu bienestar. Julia aplica este principio tanto en su vida personal como en la profesional. Es una gran creyente del dicho «lo que no se puede medir, no se puede mejorar». Le gusta saber a qué dedica su tiempo y si se ajusta a lo que tiene en mente.

Julia nos contó que tiene un desglose ideal del tiempo (cuántas horas quiere trabajar, pasar con los amigos, etc.). Hace un seguimiento de su tiempo en una hoja de cálculo, introduciendo las actividades en incrementos de media hora; eso también es un hábito, introduce las cosas manualmente todos los días. Trimestralmente, juega con las categorías y etiquetas que utiliza para su tiempo. A grandes rasgos, corresponden a cosas como trabajar, hacer ejercicio, crecimiento personal, llamadas o tiempo en familia.

Además de su tiempo, Julia controla ciertos aspectos de su bienestar, como su sueño o sus niveles de estrés. De este modo, dice, puede comparar las cosas de las que hace un seguimiento. Por ejemplo, su productividad podría disminuir durante un tiempo si no se encuentra bien. Para seguir sus hábitos, utiliza una aplicación llamada Habitica. Te permite obtener puntos por el seguimiento de los hábitos, lo que gamifica todo el proceso y lo hace más divertido.

Programa un tiempo de reflexión regular. El seguimiento sólo llega hasta cierto punto si no se reserva un tiempo para mirar hacia atrás. Además de su tiempo de reflexión diario durante su rutina matutina, Julia reflexiona semanal, trimestral y anualmente. Los domingos, echa un vistazo a su semana y planifica la siguiente. Cada trimestre, modifica sus objetivos y resultados clave (OKR) en función de lo que quiere conseguir. Al final de cada año, revisa lo que ha conseguido y establece nuevos objetivos para el año siguiente.

Utiliza el método GTD. GTD significa «getting things done» (hacer las cosas). El método fue creado por David Allen; es una forma de procesar tus tareas y optimizar tu tiempo y eficiencia. Para poner en práctica el método, Julia utiliza una aplicación llamada Todoist, ya que es fácil y sencilla de utilizar. Sin embargo, cualquier programa informático o simplemente un bolígrafo y un papel son suficientes.

Julia dedica un tiempo al día a «desechar» las cosas que tiene que hacer en su bandeja de entrada o en su lista general de tareas. A continuación, considera cuánto tiempo le llevará realizar cada tarea. Si algo le va a llevar dos minutos o menos, no lo procesa y lo clasifica en una categoría; en su lugar, lo hace sobre la marcha, ya que será más rápido. El resto de las tareas se clasifican en proyectos y subproyectos, dividiendo las tareas más grandes. Julia utiliza etiquetas para indicar qué tareas pueden estar esperando a que otra persona haga algo primero. Si llega una tarea durante el día, aconseja ponerla en su «bandeja de entrada» y procesarla al final del día, durante un tiempo programado.

Además de para su lista de tareas, Julia utiliza el método GTD para sus correos electrónicos. Confía en una aplicación llamada Superhuman, que está diseñada para llevar a la bandeja de entrada a cero. Al igual que con las tareas, responde inmediatamente a los correos electrónicos que le llevan menos de dos minutos. Los demás van a una carpeta de tareas para volver a ellos durante su tiempo de correo electrónico programado.

Julia nos hizo una importante advertencia: «Al final del día, las tareas de las listas de tareas pendientes no están ahí para hacerse todas», dijo. Alrededor del 20% de sus tareas pendientes acaban siendo eliminadas porque no necesitaba hacerlas. Este proceso es importante, ya que las listas de tareas pendientes pueden resultar rápidamente abrumadoras e improductivas.

Usa una estrategia de enlace bidireccional para capturar notas. ¿Te confunde el nombre? A nosotros también. Julia explicó que este método de tomar notas refleja en realidad cómo funciona nuestro cerebro. Cuando aprendemos algo sobre un tema, lo relacionamos automáticamente con algo que hayamos aprendido antes sobre el mismo tema. Esto significa que podemos recuperar los conocimientos más rápidamente. Tomar notas de forma similar es una forma más eficaz de aprender y recuperar conocimientos.

Para aplicar esta estrategia, Julia recomienda herramientas para tomar notas como Mem, Roam u Obsidian. Personalmente, utiliza Mem para todas las notas de sus reuniones: si escribes una palabra clave, te trae otras veces que la has escrito y te muestra enlaces a otros temas. De este modo, estás construyendo una base de datos de conocimientos, una especie de segundo cerebro digital.

Construir una rutina coherente

«Con todo sistema de productividad, la conclusión es que tienes que seguirlo», nos dijo Julia. La coherencia es la clave para crear una rutina. Crea algo que sea adecuado para ti, y prográmalo a las horas que mejor funcionen para tu cuerpo. Si no te gusta hacer ejercicio por las mañanas, ve al gimnasio por las tardes. Si no te gusta hacer ejercicio en el gimnasio, hazlo en casa.

Mientras que a algunas personas les gusta construir sistemas intrincados, a otras no. No crees algo que sea una carga para ti: nunca lo cumplirás. Consigue un sistema que haga las cosas por ti. Encuentra una aplicación que lo convierta en un juego, en algo divertido. Disfrutar de las cosas es la mejor manera de hacer que se mantengan.

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