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Ein Tag kann rasend schnell vorübergehen, wenn du viel zu tun hast. Falls du dich ständig beeilen musst, um alles zu erledigen, wirst du dich schnell gestresst fühlen. Vielleicht hast du einige deiner Aufgaben erledigt, vielleicht konntest du sie sogar alle erledigen – ganz gleich, wie du performed hast, in jedem Fall spüren wir alle diese Enge in der Brust, wenn wir unseren Berg von Aufgaben betrachten.

Was wäre also, wenn es ein System gäbe, das dir hilft, deine Zeitproduktivität zu managen?

Wir haben uns mit Philipp Klug zusammengesetzt und darüber gesprochen, wie er als 22-jähriger erfolgreicher Unternehmer, der sich der Vermittlung von Ernährungswissenschaften verschrieben hat, seine Zeit managt.

Lies weiter, um zu erfahren, wie Philipp seine Zeit organisiert und wie David Allen, der Autor von Getting Things Done, Philipp dazu verholfen hat, seine individuelle Methode des Zeitmanagements zu finden.

Weitere Informationen zum Thema findest du in diesem kurzen Artikel auf unserem Blog.

Was genau ist das “Getting Things Done”-Framework?

“Getting Things Done” ist ein grundlegender Rahmen, der dir hilft, die Aufgaben, die du dir selbst gestellt hast, zu organisieren und zu erledigen. Das Ziel besteht darin, deinem Gehirn die Arbeit leichter zu machen. Dadurch wird deine Arbeit effizienter und besser strukturiert als zuvor. Diese Methode erfordert zwar etwas Zeit und Energie, aber wenn du sie einmal implementiert hast, wirst du:

  • Keine Fristen mehr verpassen
  • Aufgaben sinnvoll priorisieren
  • Durch die geringere Arbeitsbelastung spontaner handeln
  • Selbstbewusster in deiner Arbeit werden und dabei dein psychisches Wohlbefinden stärken

“Ich glaube fest an 80/20 – was bedeutet, dass 20% deiner Bemühungen zu 80% der gewünschten Ergebnisse führen. Das gilt sowohl für das Leben als auch für die Arbeit. Also habe ich nach Konzepten gesucht, um alles, was ich zu erledigen habe, sinnvoll einzugrenzen.” erklärte Philipp.

Wenn du dein Leben anhand eines solchen Frameworks organisierst, kannst du mit mehr Klarheit vorgehen und dich von einer Menge Stress befreien. So kannst du das erreichen, was Produktivitätscoach David Allen als “Geist wie Wasser” bezeichnet. Davon profitiert nicht nur dein flüssiger Arbeitsablauf, sondern auch dein Privatleben und dein mentales Wohlbefinden.

Das bewirkt, wie David Allen sagt: “Einen mentalen und emotionalen Zustand, in dem dein Kopf klar ist, in dem du frei kreieren und reagieren kannst, ganz unbelastet von Ablenkungen und geteiltem Fokus.”

Die “In”-Liste: Erfasse jegliche Punkte

Die “In”-Liste, auch bekannt als “Inbox”, sammelt Ideen und Aufgaben, sobald sie auftauchen. Das kann bei der Arbeit geschehen, wenn dein Chef dir von einem neuen Projekt erzählt, oder auch bei einem Spaziergang im Park, wenn dir plötzlich eine brillante Idee kommt.

Beurteile deine Ideen oder Aufgaben nicht vorschnell, bevor du sie protokolliert hast. Alles ist zunächst einmal willkommen und falls etwas nicht zweckmäßig genug sein sollte, sortierst du es bei den folgenden Schritten einfach aus.

Die Inbox hilft dir, das Informationschaos in deinem Kopf zu strukturieren. Denk daran, dass dieser Prozess anfangs vielleicht noch nicht optimal funktioniert, doch du kannst den Prozess optimieren, wenn du dranbleibst.

Wie du deine Ideen festhältst, bleibt dir überlassen. Manche benutzen ihre Smartphone-Notizfunktion, andere bevorzugen den traditionellen Stift mitsamt Papier. Achte nur darauf, dass du dich kurz fasst, wenn du deine Notizen aufschreibst. Mit wenigen Stichworten kannst du dich später mühelos an deine Ideen oder Aufgaben erinnern.

Das Wichtigste bei diesem ersten Schritt ist, dass du deine Ideen sofort aufschreibst, sobald sie dir einfallen, denn je mehr Zeit vergeht, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich andere Gedanken damit vermischen. Um deinem Gehirn Arbeit abzunehmen, nimm dir 30 Minuten Zeit und trage alles auf einer Seite zusammen.

Philipp empfiehlt hierfür den Download von Todoist. Das ist eine App für iOS, Android oder für deinen Desktop, die dir hilft, zu organisieren, zu planen und Kollaborationen zu strukturieren. Er meint: “Ich brauche buchstäblich fünf Sekunden, um etwas auf diese Liste zu setzen, und sie ist immer auf meinem Computer und meinem Handy griffbereit.” Warum probierst du es also nicht aus?

Die Verarbeitung deiner “In” Liste: Strukturiere deine Ideen

Nachdem du deine Ideen und Aufgaben gesammelt hast, gehst du sie der Reihe nach durch. Beginne mit der ersten Aufgabe, die du aufgeschrieben hast, und schließe mit der letzten. Das Ziel des “Getting Things Done”-Frameworks ist es, alles zu vereinfachen, was du in Schritt 1 aufgeschrieben hast.

Deine Inbox sollte die folgenden Punkte berücksichtigen:

  • Ist diese Aufgabe innerhalb von 2 Minuten erledigt? Wenn ja, erledige sie umgehend!
  • Ist diese Aufgabe generell umsetzbar? Wenn nicht, frage dich, welchen Stellenwert diese Aufgabe für dich hat.

Philipp rät dazu, dass du aufhören solltest, dich zulange mit der Beantwortung der obigen Fragen aufzuhalten. Das ist das Schlimmste, was du tun kannst, denn du riskierst, dass du sie vergisst oder gar nie dazu kommst, sie umzusetzen.

Falls du glaubst, dass du eine solche Aufgabe später noch brauchen könntest, behalte sie als Referenz für zukünftige Schritte. Falls du sie als relevant betrachtest, rechne aus, wie viel Zeit du in etwa brauchst und welche weiteren Schritte erforderlich sind. Dann frage dich:

  • Ist diese Aufgabe delegierbar? Wenn ja, teile sie jemandem zu, von dem du glaubst, dass er sie erledigen kann.
  • Ist diese Aufgabe mit einem Termin verbunden? Wenn ja, setze strikt ein Fälligkeitsdatum.
  • Ist diese Aufgabe mit mehr als einem Arbeitsschritt verbunden? Wenn ja, erstelle eine separate Notiz, in der alle Aufgaben gesammelt werden, die mehr als einen Schritt erfordern. Versuche herauszufinden, welchen Prozess diese Aufgabe erfordert. Formuliere deine Aufgaben so spezifisch wie möglich, um ihren Zweck zu verdeutlichen.

Die “Next Action”-Liste: Organisieren, delegieren und alles seinen Platz zuweisen

Wenn du alle deine Ideen und Aufgaben wie oben beschrieben strukturiert hast, ist es an der Zeit, sie zu organisieren. Falls du Schritt 2 befolgt hast, ist dieser Schritt ganz einfach. Zur Veranschaulichung dieses Prozesses solltest du Ordner erstellen, in die du deine erledigten Aufgaben ablegst. Das kannst du folgendermaßen tun:

Einmalige Aufgaben: Lege hier Dinge ab, für die du nur wenig tun musst. Schreibe zum Beispiel jemandem, ob er sich zum Mittagessen treffen möchte. Sobald du auf “Senden” drückst, hast du deine Aufgabe erledigt und deinem Gehirn Arbeit abgenommen.

Projekte: Diese Aufgaben erfordern mehr Zeit und weiterführende Schritte, um abgehakt zu werden. Schreibe auf, was du zuerst tun musst und was danach getan werden muss. Projekte können simple Dinge, wie den Aufbau eines Regals oder so komplexe wie das Schreiben eines 200-seitigen Handbuchs für die Arbeit beinhalten.

Konzentrationspunkte: Je nach Job und Privatleben werden unterschiedliche Dinge Priorität genießen. Wenn du mit bestimmten Aspekten deines Lebens unzufrieden bist, belastest du dein Gehirn mit unnötigen Gedanken und Arbeit, statt frei und unbekümmert agieren zu können. Schreibe einfach auf, was du erreichen willst, und konzentriere dich dabei mehr kontrolliert auf den von dir gewählten, spezifischen Punkt.

Delegiere: Warum solltest du dich und dein Gehirn in ständiger Sorge halten, ob du Arbeit delegieren kannst? Delegieren bedeutet nicht, dass du die Arbeit einfach auf jemand anderen abschiebst, damit du dich nicht darum kümmern musst. Jeder hat seine individuellen Stärken. Falls eine Aufgabe eine Fähigkeit erfordert, mit der du nicht gesegnet bist, finde jemanden in deinem Arbeitsbereich, der es besser kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern führt auch zu einem qualitativ besseren Ergebnis.

Nimm dir ein Beispiel an Philipp: “Getting Things Done hat mein mentales Wohlbefinden dramatisch verbessert und mir dazu verholfen, einen konstant ruhigen Geisteszustand zu erreichen, um alle anstehenden Herausforderungen zu meistern.”

Versuche, die Dinge beim Organisieren simpel zu halten, besonders wenn du es zum ersten Mal auf diese Weise angehst. Es gibt immer die Möglichkeit, Ideen und Aufgaben in andere Ordner zu verschieben oder sie zu entfernen.

Die “Warte”-Liste: Betrachte, untersuche und überarbeite deine Listen

Du hast nun  die wichtigsten Dinge in die Wege geleitet und auch damit begonnen, Zeit und Platz zu schaffen. Was nun? In diesem Schritt schaust du dir die Dinge genau an, die du in deinen Ordnern abgelegt hast. Nimm dir jede Woche an einem Tag etwas Zeit, um den Fortschritt zu überprüfen.

Sobald du einen Punkt abschließt, kannst du ihn von der Liste streichen.

Wenn du mit einem Punkt nicht weiterkommst, überarbeite deine Liste noch einmal. Das hilft dir, dich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren, deinen Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und herauszufinden, was als Nächstes getan werden muss.

Wenn du diese Methode zum ersten Mal anwendest, kann Schritt 4 problematisch werden, da bestimmte Punkte in Ordnern verharren, wo sie nicht länger hingehören sollten. Das ist normal, also denk immer daran: Übung macht den Meister!

Pack’s an: Beginne mit dem, was wichtig ist

Du hast deine Aufgaben nun erfolgreich zusammengefasst und organisiert. Jetzt kannst du die Früchte deiner Arbeit ernten, denn alles ist in Ordnern mit umsetzbaren Aufgaben abgelegt. Die Zeitersparnis durch die Frage, was als Nächstes zu tun ist, hält dich nicht länger auf, da du eine konkrete Aufgabenliste vor dir hast.

Sortiere deine Aufgaben visuell mit einem Label und visualisiere sie mit Farbe oderanderen Merkmalen. Durch diese Visualisierung weißt du, wann du einer Aufgabe besondere Priorität einräumen musst und erkennst intuitiv, wann deine Fälligkeitstermine anstehen. Zudem hast du deine Aufgaben logisch durchdacht und Referenzmaterial zusammengetragen, damit kannst du effizienter und schneller vorankommen.

Lerne daraus, was funktioniert hat und was weniger gut klappte. Beziehe auch die Schlussfolgerungen daraus in deine nächste Überprüfungsphase mit ein. Dieser wöchentliche Ablauf wird mit jedem Mal einfacher und effizienter und du wirst schnell bessere Ergebnisse sehen.

Fazit

Wir hoffen, dass die Einführung in das “Getting Things Done”-Framework für dich hilfreich war. Tatsächlich sind wir uns sicher, dass du damit Zeit sparst, effizienter arbeitest und dein Gehirn signifikant entlastest.

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