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Das EWOR-Team hatte das Vergnügen, sich mit Julia Zhou austauschen zu können. Julia ist als Impact-Investorin tätig, kreiert ein eigenes Ecosystem und ist Expertin für produktives Arbeiten. Sie gab uns ihre fünf besten Tipps, um deine Produktivität zu steigern und eine Routine aufzubauen, die für dich optimal funktioniert.

Julia ist Co-Founder von Tidal Impact, einem Unternehmen für Impact-Management und Investitionen. Das Geschäftsmodell besteht darin, andere Firmen dabei zu unterstützen, die soziale und ökologische Performance in den Fokus zu rücken, und verhilft dazu, die Auswirkungen korrekt zu erfassen. Neben der Leitung ihres Unternehmens ist Julia Zhou auch im Vorstand der Sigma Squared Society, einer globalen Unternehmergemeinschaft, die die weltweit ehrgeizigsten Unternehmer unter 26 Jahren zusammenbringt. 

Trotz all ihrer Verpflichtungen arbeitet Julia ständig daran, sich selbst auf den Prüfstand zu stellen. Seit dem Ende der High School beschäftigt sie sich mit Produktivitäts- und Zeitmanagementmethoden. Mit der Zeit konnte sie herausfinden, welche Methoden für sie funktionieren und welche nicht.

Die Top 5 von Julias Produktivitäts-Tipps

Julia war so freundlich, uns ihre fünf besten Tipps zu verraten, um die Produktivität zu steigern und ein System zu kreieren, das für dich auch praktisch funktioniert. Lies weiter und erfahre mehr über ihre Erkenntnisse!

Schaffe dir eine Routine! Für Julia bedeutet das primär eine Morgenroutine. Sie empfiehlt, morgens Dinge zu tun, die dir das Gefühl geben, etwas erreicht zu haben: „Es ist erwiesen, dass, wenn du morgens etwas schaffst, selbst so etwas Kleines wie dein Bett zu machen, deine Willenskraft, Motivation und Stimmung für den Tag steigt.”

Julias Morgenroutine dauert etwa zwei Stunden, aber sie hat uns erzählt, dass schon 20 Minuten am Tag, in denen sie ihre Gewohnheiten pflegt, sehr nützlich wirken können. Während ihrer Routine meditiert Julia, macht Übungen, denkt nach, plant ihren Tag und bereitet ein gesundes Frühstück zu. Wenn du nach dem Aufwachen noch müde bist, solltest du nicht mit der Meditation beginnen – Bewegung kann stattdessen ein guter Weg sein, um deine Energie zu steigern, sagt Julia. Falls du gerade erst mit der Meditation anfängst, empfiehlt sie Apps wie Headspace oder Calm,  zudem kannst du auch geführte Meditationen auf YouTube finden.

Während ihrer morgendlichen Reflexionszeit stellt sich Julia positiv formulierte Fragen, z. B. wofür sie dankbar ist, was sie sich für den Tag vorgenommen hat, was sie erreichen möchte oder worauf sie sich freut. Dann plant sie ihren Tag und wählt die wichtigsten Dinge aus, die sie erledigen möchte.

Tracke deine Zeit, deine Gewohnheiten und dein Wohlbefinden! Julia wendet dieses Prinzip sowohl in ihrem privaten als auch in ihrem beruflichen Leben an. Sie glaubt fest an das Sprichwort „Was man nicht messen kann, kann man auch nicht verbessern”. Sie möchte erfahren, wo ihre Zeit hingeht und ob das mit ihren Vorstellungen übereinstimmt.

Julia hat uns erzählt, dass sie eine ideale Zeiteinteilung verfolgt (wie viele Stunden sie arbeitet, mit Freunden verbringt usw.). Sie erfasst alles in einer Tabelle, in der sie ihre Aktivitäten in halbstündlichen Schritten einträgt. Auch das ist eine Gewohnheit, die sie jeden Tag manuell neu verrichtet. Vierteljährlich experimentiert sie mit den Kategorien und Bezeichnungen, die sie für ihre Zeit verwendet, herum. Grob gesagt entsprechen sie Dingen wie Arbeit, Sport, persönliche Entwicklung, Anrufe oder Familienzeit.

Neben ihrer Zeit trackt Julia auch bestimmte Aspekte ihres Wohlbefindens, wie ihren Schlaf oder ihr Stressniveau. Auf diese Weise kann sie die Dinge, die sie trackt, miteinander ins Verhältnis setzen. Ihre Produktivität könnte zum Beispiel sinken, wenn sie sich unwohl fühlt. Um ihre Gewohnheiten zu verfolgen, nutzt sie eine App namens Habitica. Mit ihr kannst du Punkte für das Tracken von Gewohnheiten sammeln, was den ganzen Prozess spielerisch macht und mehr Motivation bringt.

Plane regelmäßig Zeit zum Nachdenken ein! Das Tracking bringt nur dann etwas, wenn du dir Zeit nimmst, um darauf zurückzublicken. Neben der täglichen Reflexionszeit während ihrer Morgenroutine reflektiert Julia auch wöchentlich, vierteljährlich und jährlich und schaut, wo sie Verbesserungspotenzial sieht. Sonntags blickt sie auf ihre Woche zurück und plant die Folgende. Jedes Quartal passt sie ihre Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) an die Ziele an, die sie erreichen will. Am Ende eines jeden Jahres überprüft sie dann, was sie davon erreicht hat und setzt sich neue Ziele für das kommende Jahr.

Verwende die GTD-Methode! GTD steht für “get things done” (Dinge erledigen). Die Methode wurde von David Allen entwickelt und bietet einen Ansatz, um deine Aufgaben zu organisieren und deine Zeit und Effizienz zu optimieren. Um die Methode anzuwenden, benutzt Julia die App Todoist, da sie einfach und unkompliziert zu bedienen ist. Aber auch jede andere Software oder auch ein Stift und Papier reichen aus.

Julia verbringt jeden Tag etwas Zeit damit, die Dinge, die sie erledigen muss, mithilfe einer To-Do-Liste zu strukturieren, anschließend überlegt sie, wie viel Zeit sie für jede dieser Aufgaben benötigt. Wenn etwas zwei Minuten oder weniger dauert, kategorisiert sie diese Aufgabe nicht, sondern erledigt sie an Ort und Stelle, um Zeit zu gewinnen. Die übrigen Aufgaben werden in Projekte und Unterprojekte eingeteilt, welche komplexere Bereiche untergliedern. Julia verwendet Tags, um Aufgaben zu priorisieren und gegebenfalls zu delegieren. Falls eine Aufgabe im Laufe des Tages hinzukommt, rät sie, diese abzulegen und sie am Ende des Tages zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bearbeiten.

Ebenso wie für ihre Liste verwendet Julia die GTD-Methode auch für ihre E-Mails. Sie schwört auf eine App namens Superhuman, mit der man den Posteingang reduzieren kann. Ähnlich wie bei den Aufgaben antwortet sie sofort auf E-Mails, für die sie weniger als zwei Minuten benötigt. Die anderen legt sie in einem Aufgabenordner ab, den sie während ihrer geplanten E-Mail-Zeit wieder aufruft.

Julia gab uns eine wichtige Warnung mit auf den Weg: „Am Ende des Tages waren nicht alle Aufgaben auf To-Do-Listen dazu da, um erledigt zu werden”, sagte sie. Etwa 20 % ihrer Aufgaben werden am Ende gestrichen, da sie nicht erledigt werden mussten. Dieser Teil ist wichtig zu beachten, denn To-Do-Listen können schnell überwältigend und unproduktive Auswirkungen nach sich ziehen.

Nutze eine bidirektionale Verknüpfungsstrategie, um Notizen zu erfassen! Klingt verwirrend, oder? Julia hat uns erklärt, dass diese Methode, Notizen zu machen, die Funktionsweise unseres Gehirns widerspiegelt. Wenn wir etwas über ein Thema lernen, verknüpfen wir es automatisch mit etwas, das wir vielleicht schon vorher über dasselbe Thema gelernt haben. Das bedeutet, dass wir Wissen schneller abrufen können. Auf ähnliche Weise Notizen zu machen, ist eine effizientere Art, zu lernen und Wissen abzurufen.

Um diese Strategie umzusetzen, empfiehlt Julia Notizen-Tools wie Mem, Roam oder Obsidian. Persönlich nutzt sie Mem für alle ihre Sitzungsnotizen – wenn du ein Stichwort eintippst, zeigt es dir an, wann du es schon einmal eingetippt hast und bietet dir Links zu anderen Themen. Auf diese Weise baust du eine Wissensdatenbank auf, eine Art zweites, digitales Gehirn.

Wichtig: Sei strikt und konsequent. „Bei jedem Produktivitätssystem lautet die Schlussfolgerung, dass man sich auch daran halten muss”, sagte Julia uns. Beständigkeit ist der Schlüssel zum Aufbau einer erfolgreichen Routine. Entwickle etwas, das zu dir passt, und plane es zu Zeiten, die für deinen Körper am besten geeignet sind. Wenn du morgens nicht trainieren magst, gehst du abends ins Fitnessstudio. Wenn du nicht gerne im Fitnessstudio trainierst, mach es zu Hause.

Manche Menschen lieben es, komplizierte Systeme zu entwickeln, andere nicht. Schaffe dir kein System, das dich belastet – in diesem Fall wirst du es nicht durchhalten. Nutze eines, das die Dinge für dich einfacher macht. Finde eine App, Pflicht mit Vergnügen verbindet. Spaß an der Sache ist der ultimative Schlüssel für anhaltenden Erfolg.

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